採購有規可循 公司員工達雙贏

去年瑞華轉職至酒店工作，這天，她相約公關公司舊同事美珍，在現職酒店內的咖啡廳聚舊。

一坐下，美珍便對酒店大堂的聖誕佈置讚不絶口，瑞華自豪地說：「當然漂亮，這是我負責的項目。不要以為可以像我們以前那樣，只要找一間相熟的公司佈置便成，這間酒店有一套採購規矩要遵守，需要向最少三間公司問價，並有篩選程序。經比較各公司的價格、產品和服務質量等後，才決定判給哪一間公司負責，不可以隨便指定某間公司承判，而且詢價、選標和收貨都由不同的同事負責。我在採購工作上可花了不少功夫呢，今年聖誕佈置項目的花費比去年還要少，但效果更好。」

美珍搖頭不表認同：「但這樣耗費時間，亦增加不必要的成本，工作始終需要講求效率，我們的公司不需要『貨比三家』，最重要方便快捷，選擇相熟的公司提供服務及物品便可。由於長期合作，這些公司已經知道我們的要求，而且由一位同事負責整個過程可以更好地掌握進度。」

瑞華向美珍解釋：「以前我也這樣認為，但經過比較，我覺得在採購中有一套清晰的工作守則，其實對我們員工有好處。你也知道，由一位同事負責整個採購流程，很容易陷入利益誘惑的陷阱裏，屆時不單公司利益受損，負責的同事也有可能觸犯法律。」

美珍掩嘴笑道：「有你說的那麼嚴重嗎？」

瑞華一臉正色說：「我說的是真的，最近看到一則新聞，廉署拘捕了一名餐廳總廚，懷疑他在採購餐廳食材時收受供應商賄款，接收了不合格的食材，導致餐廳蒙受損失，涉嫌觸犯私營部門的受賄罪，這可不是可以賠錢了事的。如果有完善的採購程序，有互相監督的機制，就不致發生這樣的事情了。所以說，工作守則可確保公司不會有所損失，員工也避免行差踏錯，更好地保障自己。」

「聽你這樣說也很有道理。」美珍道：「我們同事做採購工作時，常會收到不同供應商送贈的禮物，尤其臨近聖誕、新年，節日禮品更多，這些小恩小惠不斷累積，其實也有機會影響員工的工作判斷的。」

「我們酒店規定員工不能收受供應商的禮物，如果無法拒絕，必須向上級申報。」瑞華對美珍笑道：「你已是公司的管理人員，是否也應為公司和同事考慮，制定相關的工作守則呢？」

「對，你們這種做法很值得參考，我回去要向老闆建議制訂公司的工作守則，讓同事辦事有規可循，這樣不僅保障公司的利益，又能避免人員出問題，更可增加供應商的信心。」瑞華說。

（廉署供稿）