採購分工利防貪

「華達」是一家老字號貿易行，以往規模較小，這幾年老闆見市況良好，想拓展業務，遂聘請了曾在大機構任職的溫經理到「華達」，希望他能帶領貿易行「更上一層樓」。溫經理甫上任便與員工們舉行會議，希望了解貿易行的運作情況，並公布他的工作計劃。 「我計劃為員工更新電腦。」溫經理向員工宣佈，「先由物識供應商開始吧，以往這些工作由誰負責呢？」 資深員工文哥緩緩舉手。「那麼草擬貨品要求及向供應商詢價呢？」溫經理續問。又是文哥回應。「接收報價、揀選合適供應商及最後的驗收工作，又由哪幾位同事負責呢？」在旁的秘書亞美低聲說：「溫經理，以往所有採購工作都是由文哥負責的，由詢價到收貨一條龍服務，他是我們貿易行的採購百事通。」 溫經理聽罷不作聲，神色凝重起來。 文哥見到後如坐針毡，生怕是自己以前的採購工作做得不妥當，令溫經理懷疑他的工作能力。會後，文哥來到了溫經理的房間，想了解個究竟。 「文哥你不用緊張。」溫經理安撫他，「你知道嗎，如果採購程序過份集中在一人身上，很容易會出現貪污風險。」 文哥把眼睛瞪得更大：「溫經理，我可不是這樣的人啊！」 溫經理哭笑不得：「你誤會了，我早已聽說你為人老實，所以我從沒懷疑過你。但根據我多年的工作經驗，如果採購全由一人包辦，缺乏良好的監察機制，對防貪絕對不利。數年前我所工作的公司就發生過這樣的事，有位負責採購的職員瞞著公司私下收回佣，向他朋友的店舖入貨，更糟糕的是那是一批次貨。由於整個程序由問價至收貨只由他一人負責，公司發現時已經太遲，虧本還是小事，最大問題是賠上了商譽。這樣的事如果發生，已不單純是生意上的問題，還會涉及私營領域的受賄罪啊！我不想同樣事件發生在華達身上。」 文哥點頭表示理解，溫經理續道：「過去公司人手有限，要進行分工的確有點難度，隨著公司增聘人手，業務擴張，採購的項目會越來越繁多，是時候制定一個採購程序，由不同同事分擔各個崗位，可發揮相互監察的作用，你願意將你的經驗教給他們嗎？」 文哥爽快回應：「義不容辭！」      （廉署供稿）