文化局正草擬檔案法諮詢文本

【本報訊】文化局代局長梁惠敏回覆直選議員林玉鳳的書面質詢時表示，該局現正草擬《檔案法》法案的諮詢文本。不過，她沒有提及預計何時可以公開諮詢。對於林玉鳳提出的其中一個問題：當局在過去五年，銷毀了多少直線米的檔案？梁惠敏沒有提供相關資料。

直選議員林玉鳳在書面質詢提出，規範檔案開立使公職人員不能因個人喜好或不正當動機而任意地拒絕將其行政活動及決定理由記錄在案。若然缺乏此方面的規範，則無論檔案保存制度如何完善，檔案制度用以監督政府問責的功能亦將失去，因為重要的資訊將永遠不會留下記錄。林玉鳳提出的其中一個問題：現時當局甄選文件作保存或銷毀的準則為何？

文化局代局長梁惠敏回覆林玉鳳的書面質詢表示，按照一九八九年的法令規定，特區政府的文件檔案主要由一般性質行政活動而產生 (一般行政檔案)，以及因部門所屬活動和職責範圍內而產生(職能檔案) 兩類型。前者 (一般行政檔案) 由總檔案委員會制定並提出相關的規範建議；後者 (職能檔案) 則由各公共部門自行制定規範建議，並交由行政公職局和澳門檔案館提供意見，再由政府正式公佈；否則，公共部門的檔案不得銷毀。

關於一般行政檔案方面，今年八月，特區政府已公布行政命令，訂定澳門特別行政區公共行政當局的機構及部門的一般行政檔案保存期及最终用途，當中涉及七個分類與相應的保存期及最終用途等規範，上述行政命令將於公佈後滿一年起生效。在此日期前，各公共部門的一般行政檔案應由各部門保存。

至於職能檔案方面，按照一九八九年的法令，其存廢則由已公布檔案保存期的部門依法執行。為推動各公共部門更好地履行上述法令的規定，行政公職局亦於今年一月透過傳閱公函發出「擬定檔案保存期限的參考指引」，以協助各公共部門儘快開展相關的檔案規範工作。

該指引主要涉及前期準備及立法草擬兩階段性的工作。前期準備工作包括檔案分類、甄選標準、保存期及最終用途的訂定。在立法草擬方面，則提供具體的草擬過程及行政命令草案樣式等。行政公職局期望透過上述指引，為各公共部門在訂定職能檔案保存期的工作上提供一致性的準則。