避免披露過多資料

某大型公司為擴充業務，準備進行大規模的招聘活動。為加快招聘程序，節省人力和其他資源的投入，人力資源部何經理向執行董事劉小姐建議，可在公司的網頁上公佈合資格參與面試的應徵者名單及面試時間，名單中應徵者的認別資料可包括姓名、性別、身份證號碼及聯絡電話，以免有同名同姓的人士混淆。 劉小姐立即提出反對意見。她表示，雖然公司具備處理應徵者資料的正當性條件，也可以在招聘規則中列明在網上公佈面試名單的安排，但公佈應徵者過多個人資料，則可能違反《個人資料保護法》的適度原則。 劉小姐續稱，如公司打算在公司網站公佈有關名單，可以參考個人資料保護辦公室公佈的《在互聯網上發佈個人資料的注意事項》。她早前曾經參加該辦公室舉辦的培訓課程，知道機構在合法情況下也有正當性公佈一些個人資料，且有時為工作需要及為能辨別當事人的身份，也有可能需要公佈資料當事人的姓名甚至認別號碼等個人資料，但應認真考慮公佈這些個人資料是否符合《個人資料保護法》的適度原則，避免不必要地披露過多他人的個人資料，特別是應盡量避免公佈當事人的身份證號碼。如確需公佈當事人的姓名及身份證編號，則在足以辨別當事人的身份的情況下，可把身份證編號最後兩個或以上數字刪除或以符號代替。個人資料保護辦公室建議，涉及這類可能是招聘或類似的情況，機構在可行的情況下可向每名應徵者配發報名或申請編號，這樣在需公佈名單時就可以使用其報名編號作識別，不需要公佈其身份證編號。 何經理聽後，立即修改原來的計劃，並吩咐員工訂定清晰的招聘規則，向每個應徵者編派一個報名編號，之後在網上公佈面試名單時只使用應徵者報名編號和姓名。 《個人資料保護法》的規定，既考慮資料當事人的合法利益，也考慮負責處理資料的實體的正當利益。只要理解法律的精神，尊重當事人的權利，在一些工作細節的處理上靈活一些，便可輕鬆地使雙方的正當利益都得到保障。 （以上個案根據社會現實情況或過往真實個案改編而成。如對個人資料保護範疇的事宜有任何查詢，可致電2871 6006聯絡個人資料保護辦公室。）   （個人資料保護辦公室供稿）